חושבים להזמין הסעה לאירוע? ובכן, מחיר ההסעה הוא פרמטר מאוד משמעותי בבחירת הסעה, ולא משנה אם מדובר באירוע קטן או גדול, רחוק או קרוב. כדי לבחור הסעה מתאימה, יש לקחת בחשבון מאפיינים שונים של האורחים, מיקום האירוע, סוג האירוע ושאר עניינים שונים. כדי לסייע לכם, הכנו לכם מאמר שבו מידע שימושי רב, טיפים ונקודות למחשבה.
הסעות לאירועים: מי ומתי צריך?
אירועים הם בד"כ משמחים, כוללים מגוון מוזמנים ומחייבים ארגון מראש של מגוון פרמטרים, לרבות נושא ההסעה. בין אם מדובר באירוע קטן ובין אם מדובר באירוע גדול, כל מי שארגן אירוע בחייו בטח מבין עד כמה חשוב לדאוג לנושא מיקום האירוע וההגעה של האורחים למיקום הרצוי. באופן כללי, ישנן שתי אפשרויות לארגון ההגעה לאירועים: הגעה במכוניות פרטיות וארגון הסעה מסודרת. להלן נציג את יתרונותיה וחסרונותיה של כל אפשרות:
- הגעה במכוניות פרטיות – בד"כ האורחים מתארגנים לבד, או מקסימום זקוקים לעזרה בארגון טרמפים. כמו כן, מארגני האירוע לא נדרשים לשלם על הדלק. החיסרון העיקרי בהגעה כזו היא נושא החניה, שכן לא בכל המקומות ניתן להבטיח חניה גדולה ומרווחת לכולם. בנוסף, יש את עניין זמני ההגעה שהוא תחום בפני עצמו. כאשר אורחים מגיעים במכוניות פרטיות או בטרמפים למיניהם, קשה להבטיח שכולם יגיעו בזמן.
- הגעה בהסעה – הגעה בהסעה רלוונטית במיוחד לאירוע עם אורחים רבים וכזה המחייב הגעה מרחוק עבור רוב או חלק ניכר מהאורחים. הסעה, בניגוד להגעה במכוניות פרטיות, היא הרבה יותר מאורגנת ומסודרת, הן מצד זמני היציאה והן מצד זמני ההגעה. בנוסף, היא מאפשרת לכאלה שהינם בלי רכב או מתלבטים אם להגיע או לא, להגיע בצורה נוחה וקלה. אם מדובר על אירועים מגבשים למיניהם, הסעה יכולה לסייע בארגון המשתתפים. לצד זאת, החיסרון המרכזי של ההסעה הוא עניין התשלום. גם אם מארגני ההסעה לא משלמים מכיסם עליה, עדיין צריך לארגן אותה בצורה מסודרת, שכן זהו שירות לכל דבר ועניין. בנוסף, היא מחייבת מכל משתתפי ההסעה להגיע ולצאת מהאירוע באותו הזמן. הסעה היא לא תנאי חובה לכל אירוע, אבל היא בהחלט יכולה להקל על האורחים.
ממה מושפע מחיר ההסעה לאירועים?
באשר לשאלה: כמה עולה לשכור אוטובוס לאירוע? העניין תלוי בכמה גורמים: גודל האוטובוס\מינובוס (כולל אפשרויות אחסון וכד'), איכות, עיצוב, מרחקי נסיעה, שעות נסיעה, העת בשבוע (אמצע שבוע או סופ"ש) ועוד.
ככל שגודל האוטובוס יהיה גדול יותר, מחירו מטבע הדברים יעלה בד"כ, אך קחו בחשבון שאם מדובר באירוע עם אורחים רבים, ייתכן שיהיה הרבה יותר משתלם כלכלית לשכור אוטובוס גדול מאשר כמה מיניבוסים קטנים. בנוסף, עניין חשוב לא פחות הוא איכות הרכב: האם מדובר ברכב חדיש או לא? עד כמה המושבים מרווחים? האם יש ברכב אפשרויות שונות כמו צפייה בסרטים, מוזיקה (באופן אישי לכל נוסע) ועוד. קחו בחשבון שכל שהרכב יהיה יותר חדיש ומרווח, ייתכן שמחירו יעלה.
ענין נוסף, הוא שעת הנסיעה – קחו בחשבון שמחיר השכרת אוטובוס או מיניבוס כוללת גם את מחיר ההסעה מצד הנהג, וככל עוד שתצטרכו את הנהג לזמן ארוך יותר או בשעות לא שגרתיות, סופ"ש וכו' – המחיר יכול לעלות. בהקשר זה, נציין שווה לבדוק את נושא השכרת האוטובוס הלוך חזור, מבחינת שעות, מספר נוסעים ומרחקים. פעמים רבות יש צורך ממילא בהסעות הלוך חזור.
טיפים שימושיים:
השלב הראשון והמשמעותי בבירור מחיר להסעה הוא הבנת הצרכים שלכם. ברגע שתדעו בדיוק מה אתם צריכים, תדעו להעריך נכון את השירות שהמוצע לכם ביחס למחיר ולתעדף את השירות המתאים ביותר. הנה כמה טיפים שיעזרו לכם לבחור הסעה באופן מושכל:
- מרחקי נסיעה: אם מרחקי הנסיעה משפיעים באופן משמעותי על מחיר ההסעה, ייתכן שכדאי לכם לבחור נקודת איסוף מרכזית שתהיה קרובה יחסית למקום האירוע. הכוונה איננה כמובן לבחירת נקודת איסוף קרובה מאוד למקום האירוע, אולם אם יש נקודת איסוף שלידה יש חניונים קרובים, או שאתם יודעים שלרבים מהאורחים שלכם יהיה קל להגיע אליה, קחו אותה בחשבון.
- מרחק הנסיעה איננו הפרמטר היחיד שמשפיע על בחירת נקודת האיסוף. קיימים מקרים בהם האורחים מגיעים מאזורים שונים ויש צורך לבחור נקודת איסוף שתהיה אמנם רחוקה ממקום האירוע, אך תאפשר לרוב האורחים להתאסף שם בקלות. עניין נוסף שיש לקחת בחשבון בהקשר זה הוא זמני ההגעה: רצוי שההסעה לא תצא לדרך בשעה מוקדמת מדי שאינה נוחה לרוב המשתתפים, אך עדין תגיע בזמן וללא עיכובים מיותרים. יש צורך לאזן בין שני הצרכים האלה.
- נסיבות מיוחדות: נסיבות מיוחדות הן למשל: אורחים מבוגרים הזקוקים לתנאים ספציפיים בהסעה, אורחים שלא יכולים להיות יחידיו באותה הסעה, אורחים שמכל סיבה שהיא צריכים להגיע בזמנים שונים וכו'. כל אלה הם פרמטרים שיכולים להשפיע על מחיר ההסעה ואף ליקר אותה, אך כפי שוודאי אתם מבינים, צריך לתת לתת להם את תשומת הלב הנכונה, שכן הם יכולים להשפיע על האירוע עצמו. ייתכן שבמקרים מסוימים, יהיה עדיף לשכור כמה מיניבוסים למשל, ולא אוטובוס גדול, מכיוון שכך קבוצות שונות יוכלו לחסור בזמנים שונים, מבלי להיות תלויים בכל האחרים.
עניין אחרון וחשוב
איכות ההסעה משפיעה רבות על מצב הרוח של האורחים. איכות ההסעה כוללת מרכיבים כמו מוזיקה\סרטים המוקרנים ברקע, ניקיון, מושבים מרווחים ולא פחות חשוב, אדיבות מצד הנהג. לכן, מומלץ לא להתפתות לשכור אוטובוס או מיניבוס בחברה שלא תבטיח לכם את תנאי הנסיעה שאתם רוצים, שכן הדבר יכול להשפיע לרעה על האירוע כולו. נוסף על כך, יש את נושא הבטיחות שאסור להתפשר עליו. בטיחות היא תנאי בסיסי לרווחת האורחים ולכן, יש להקפיד לבחור בחברת הסעות אמינה שתבטיח לכם תנאים בטוחים ונוחים עבור הנוסעים.