אם אתם מאלה שנוסעים מעיר לעיר לצורך העבודה או הלימודים שלכם אתם בוודאי יודעים אילו פקקים מונעים מאנשים להגיע בזמן סביר לכל מקום. הפקקים נמשכים כל הזמן אבל יש דרכים שבהן אפשר למנוע את הבעיה הזאת של עיכוב בדרכים, במיוחד כאשר יוצאים בזמן או נותנים למישהו אחר להוביל אתכם לכל מקום בהסעה מאורגנת. זה נכון גם להסעות לעבודה, גם להסעות לאירועים וגם להזדמנויות מיוחדות כמו נסיעות לשדה התעופה. כל נסיעה כזאת עוזרת מאוד למארגני האירוע להבטיח שכולם יבואו בזמן ולכן רבים שוכרים שירותי הסעות לאירועים שרק צריך לדעת לארגן נכון ובצורה מסודרץ כדי לנצל אותן בדרך מיטבית. הדבר החשוב ביותר בשלב הראשון הוא לבדוק שירותי הסעות לאירועים מחירים שיתאימו לתקציב שלכם ולמה שתכננתם לאירוע שלכם ואחר כך כדאי לבדוק את ההתאמה למספר האורחים שלכם. להלן כמה טיפים לעשות את זה נכון ולארגן נסיעות לאורחים בצורה המסודרת והיעילה ביותר.
מה חשוב לדעת על היתרונות של שירות הסעות לאירועים?
אם אתם שוקלים לקחת שירותי הסעות לאירועים אבל מהססים בגלל המחירים כדאי לדעת שהשירות הזה הוא בעל יתרונות רבים שאולי לא חשבתם עליהם מספיק. נכון, זה עשוי לגרום לכך שתצטרכו להתעסק עם רשימות של נוסעים ותיאומים של תחנות הסעה ולמי נוח להיות בנקודה זו או אחרת, אבל בסופו של דבר זה אומר שכל האורחים יגיעו לחתונה או לאירוע שהזמנתם אליו ולכן גם תהיה נוכחות מלאה באירוע בלי תירוצים ובלי עיכובים. כשרואים כל כך הרבה אירועים שמתקלקלים ומגיעים למדיה החברתית בגלל מיעוט אורחים שלא באו, אפשר להבין למה חרדת עורכי האירוע היא תמיד שלא יבואו אורחים ולכן כדאי לוודא שהם יגיעו בהסעה מסודרת ולא שהיות. יש לכם את כל האפשרויות לפניכם במחירון הסעות לאירועים ותוכלו לבחור מהאפשרויות שעומדות בפניכם מה הכי נוח לכם ובאיזה רכב תרצו שיובילו את האורחים שלכם.
כיצד קובעים שירותי הסעות מחירים לנסיעות המיוחדות?
יש כמה פרמטרים שלפיהם קובעים שירותי הסעות מחירים לנסיעות המיוחדות לאירועים ולפי זה גם תוכלו להתארגן טוב יותר להזעה שתזמינו. הפרמטר החשוב ביורת הוא מרחק ההסעה ולפי הקילומטרים שנוסעים ואוספים את האורחים שלכם. רכב יכול לעשות הסעה שלא עוברת בכמה נקודות איסוף אלא נוסעת ישירות למקום מסוים, ויש הסעות שנוסעות דרך כמה נקודות איסוף במקומות מסוימים ומוסכמים כדי לאסוף את האורחים. זה נעשה בדרך כלל בחניונים שבהם אפשר לחנות עד סוף האירוע וחזרה לשם, וגם הרכב המסיע לאירוע יכול לחנות ולחכות לאורחים שלכם בצורה נוחה ומבלי להפריע לתנועה. כל חישוב של מחיר הסעה חייב לקחת בחשבון שמדובר בנסיעה הלוך ושוב ואם יש יעדים מיוחדים שקשה להגיע אליהם או שלוקח זמן רב לנסוע אליהם, כמו חתונה בשמורת טבע רחוקה ונידחת, זה משתקף גם במחיר ההסעה.
באיזה רכב אתם רוצים להסיע את האורחים?
פרמטר שני הוא כמובן סוג הרכב שאותו אתם צריכים וזה יכול להיות אוטובוס גדול למספר גדול של אורחים והוא בדרך כלל היקר יותר, או מיניבוס אחד או יותר מזה לכמה איסופים של אורחים שאמורים להיאסף מכמה מקומות מוסכמים. כך שנוסף למרחק הנסיעה ולסוג הרכב צריך לדעת גם כמה זמן ייקח האיסוף של האנשים ואחר כך הפיזור שלהם, ולכן אתם מוזמנים לחשב את זה לפי התקציב שלכם ולנסות להרכיב לוח הסעות לאנשים שהכי חשוב לאסוף אותם ביוזמתכם ולא לתת להם לנסוע לבד. זה נכון לכם גם בגלל הנוחות שלהם בנסיעה כזאת וגם בגלל הוודאות שהם יגיעו לאירוע שלכם מבלי להתעכב ומבלי ללכת לאיבוד בדרך, אם האירוע שלכם נערך במקום שלא קל למצוא אותו ולהגיע אליו עצמאית. אתם יכולים גם למצוא דרך לצרף כמה נסיעות כאלה בדרך אם הדרך ארוכה, אבל זה יילקח בחשבון בכל מה שקשור למחירים, כי זה כרוך גם בזמן שייקח להגיע לאותו מקום.
הרשימה שכל מארגן אירוע צריך להחזיק
מארגן אירועים חייב להחזיק ברשימה של כל האורחים ולנהוג בדיוק כפי שנוהגים בשנים האחרונות לאשר בשיחת טלפון מיוחדת שהם מגיעים לאירוע. רשימת האורחים חייבת להיות מלאה וכל הכתובות מעודכנות בה עד הרגע האחרון. יש אורחים שיכולים להצטרף להסעות לפי מקום העבודה שלהם ויש אורחים שיכולים לבוא מהבית לבד אבל מעדיפים הסעה כדי שלא יצטרכו נהג תורן ויוכלו לשתות כמה שהם רוצים באירוע עצמו. למקרים כאלה בדיוק מארגנים הסעות ולכן חשוב לקחת בחשבון את הארגון הזה לפי העדפות האורחים. עם זאת, אפשר להבהיר להם שיש גם אילוצים כמו תקציב והקצאת רכב איסוף שמתאים למספר האורחים שמגיעים מאותו אזור, ולכן לפעמים צריך פשוט להגיע למקום האיסוף הרחוק שאינו קרוב למקום מגוריהם כדי להצטרף לרכב האיסוף עד מקום האירוע.
הזמנת רכב הסעות לאירועים
הסעות לאירועים נקבעות על פי מספר האורחים שזקוקים להסעה ובדרך כלל משתדלים להסיע כמה שיותר כדי להבטיח את הגעתם, כאמור. עם זאת, תמיד יש הפתעות של ביטולים או הצטרפויות ברגע האחרון ולכן מומלץ לנסות להכין רכב נוסף בהיכון, גם אם הוא לא מה שהזמנתם בהתחלה והוא יכול להיות או מיניבוס או אוטובוס, או פשוט להכין מיניבוס נוסף אם יצטרפו מספר אורחים מספיק להסעה המתוגברת הזאת. מארגן האירוע חייב להיות עם האצבע על הדופק בכל הקשור למספר האורחים ולאשר הגעות והתייצבות עד הרגע האחרון. רצוי גם להיעזר בעוזרים מבין האורחים שיוכלו לבדוק בעצמם ולדווח על שינויים ועל הצטרפויות אל צפויות. בסופו של דבר, קשה להאמין שאורח יידחה ולא ייתנו לו להצטרף להסעה אם יגיע ברגע האחרון.